ขึ้นทะเบียน จป. ออนไลน์ ผ่าน e-Service กรมสวัสดิการฯ — ขั้นตอน เอกสาร และแบบ กภ.จพ.

อบรม จป. จบ ออกคำสั่งแต่งตั้งเรียบร้อย แล้วจะยื่นขึ้นทะเบียนทั้งทีต้องขับรถไปสำนักงานสวัสดิการฯ ทุกครั้งหรือเปล่า — คำถามนี้ HR หลายคนถามบ่อย เพราะการเดินทางไปยื่นเอกสารด้วยตนเองทุกครั้งทั้งเสียเวลาและเสี่ยงเอกสารไม่ครบต้องวิ่งกลับ

คำตอบคือไม่ต้อง กฎหมายปัจจุบันให้ยื่นขึ้นทะเบียน จป. ทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ e-Service ของกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานได้ และถือว่าวิธีอิเล็กทรอนิกส์เป็นช่องทางหลักด้วยซ้ำ บทนี้เจาะเฉพาะ "การยื่นออนไลน์ + แบบ กภ.จพ." ถ้าอยากเห็นภาพรวมการขึ้นทะเบียนทั้งกระบวนการ ดูได้ที่วิธีขึ้นทะเบียน จป. (ภาพรวม)

ภาพรวม — ใครต้องยื่น ภายในเมื่อไหร่ และทำไมยื่นออนไลน์ได้

ก่อนลงขั้นตอน ขอปูพื้นฐานทางกฎหมายให้ชัดก่อน เพราะตัวเลขและช่องทางทั้งหมดมาจากกฎหมาย 2 ฉบับที่ทำงานคู่กัน

ใครต้องขึ้นทะเบียน — นายจ้างต้องนำรายชื่อ จป. ทุกระดับ (หัวหน้างาน บริหาร เทคนิค เทคนิคขั้นสูง วิชาชีพ) และผู้บริหารหน่วยงานความปลอดภัย ไปขึ้นทะเบียนต่อกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน ภายในสามสิบวันนับแต่วันที่นายจ้างแต่งตั้ง ตามข้อ 42 แห่งกฎกระทรวงการจัดให้มีเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยในการทำงานฯ พ.ศ. 2565

ผู้มีหน้าที่ยื่นคือ นายจ้าง ไม่ใช่ตัว จป. เอง — แม้ในทางปฏิบัติ HR หรือ จป.วิชาชีพมักเป็นคนกรอกและส่ง แต่ความรับผิดตามกฎหมายอยู่ที่นายจ้าง (สำหรับคุณสมบัติของแต่ละระดับ ดูที่จป.วิชาชีพ คุณสมบัติและหน้าที่)

ทำไมยื่นออนไลน์ได้ — กรณีที่กฎกระทรวงมิได้กำหนดวิธีแจ้งหรือส่งเอกสารไว้เป็นการเฉพาะ ข้อ 48 กำหนดให้นายจ้าง "แจ้งหรือส่งโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ตามที่อธิบดีประกาศกำหนดเป็นหลัก" นี่คือฐานกฎหมายของการขึ้นทะเบียนแบบออนไลน์ผ่าน e-Service

จำง่าย ๆ — ข้อ 42 = หน้าที่นายจ้างนำขึ้นทะเบียนใน 30 วัน · ข้อ 48 = ให้ใช้วิธีอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก สองข้อนี้คือเสาหลักของการยื่นออนไลน์

3 ช่องทางที่กฎหมายให้ยื่น

แม้ออนไลน์จะเป็นช่องทางหลัก แต่กฎหมายยังเปิดทางอื่นไว้ด้วย ตามแบบ กภ.จพ. ท้ายประกาศกรมฯ เรื่อง การแจ้งการขึ้นทะเบียนฯ การแจ้งให้ทำได้ 3 ทาง

1. ด้วยตนเอง ณ สำนักงานสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานกรุงเทพมหานครพื้นที่ หรือสำนักงานสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานจังหวัด ที่สถานประกอบกิจการตั้งอยู่
2. ทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ ไปยังสำนักงานพื้นที่/จังหวัดเดียวกัน
3. ทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-Service) ในกรณีที่อธิบดีประกาศกำหนดให้แจ้งหรือส่งโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ นายจ้างสามารถยื่นออนไลน์ได้

ช่องทางที่ 1 และ 2 อ้างอิงจากแบบคำขอ กภ.จพ. ท้ายประกาศ ส่วนช่องทางที่ 3 คือการต่อยอดจากข้อ 48 ของกฎกระทรวง 2565 ที่ให้อิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก

แบบฟอร์มที่ใช้ — แบบ กภ.จพ.

แบบฟอร์มกลางที่ใช้ยื่นทุกช่องทางคือ แบบคำขอ กภ.จพ. — แบบคำขอการขึ้นทะเบียน การพ้นจากตำแหน่งหรือพ้นจากหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยในการทำงาน และผู้บริหารหน่วยงานความปลอดภัย ซึ่งเป็นแบบท้ายประกาศกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน เรื่อง การแจ้งการขึ้นทะเบียนฯ

แบบ กภ.จพ. ครอบคลุม 6 ส่วน ในแบบฟอร์มเดียว

1. จป.หัวหน้างาน (คุณสมบัติตามข้อ 8)
2. จป.บริหาร (คุณสมบัติตามข้อ 11)
3. จป.เทคนิค (คุณสมบัติตามข้อ 15)
4. จป.เทคนิคขั้นสูง (คุณสมบัติตามข้อ 18)
5. จป.วิชาชีพ (คุณสมบัติตามข้อ 21)
6. ผู้บริหารหน่วยงานความปลอดภัย

แต่ละส่วนมี 2 ช่องให้ติ๊ก — "การขึ้นทะเบียน" และ "การพ้นจากตำแหน่งหรือพ้นจากหน้าที่" เลือกให้ตรงกรณี ระบุชื่อ-นามสกุล เลขบัตรประชาชน/หนังสือเดินทาง และข้อย่อยของคุณสมบัติให้ครบ

ข้อควรระวัง (ฟอร์มราชการ) — แบบ กภ.จพ. เป็นแบบทางการท้ายประกาศกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน ให้ดาวน์โหลดและใช้ แบบจริงจากกรมฯ เท่านั้น อย่าประดิษฐ์หรือดัดแปลงแบบฟอร์มขึ้นเอง เพราะแบบที่ไม่ตรงกับท้ายประกาศอาจถูกตีกลับ — ตรวจแบบล่าสุดได้จากเว็บไซต์กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน

เอกสารแนบ 4 รายการ

ก่อนกรอกแบบ ให้เตรียมเอกสารหรือหลักฐานให้ครบ ตามข้อ 2 ของประกาศกรมฯ เรื่อง การแจ้งการขึ้นทะเบียนฯ มี 4 รายการ

ลำดับ	เอกสาร	หมายเหตุ
(1)	สำเนาเอกสารการแต่งตั้งเป็น จป. (ทุกระดับที่ขึ้นทะเบียน) หรือผู้บริหารหน่วยงานความปลอดภัย	เซ็นรับรองสำเนาทุกแผ่น
(2)	สำเนาใบรับรองผ่านการฝึกอบรมหลักสูตร จป. หรือสำเนาวุฒิการศึกษา (กรณีมีคุณสมบัติโดยใช้วุฒิ)	จป.วิชาชีพที่ใช้วุฒิเทียบ ใช้สำเนาวุฒิ
(3)	สำเนาหนังสือเดินทาง หรือสำเนาใบอนุญาตทำงาน	เฉพาะกรณีบุคคลซึ่งไม่มีสัญชาติไทย
(4)	สำเนาเอกสารหรือหลักฐานการขึ้นทะเบียน	ใช้กรณีเคยขึ้นทะเบียนมาก่อน เช่น ย้ายบริษัท/เลื่อนระดับ

จุดที่ต้องระวัง — กรณีพ้นจากตำแหน่งหรือพ้นจากหน้าที่ ใช้เอกสารเพียงรายการ (4) สำเนาหลักฐานการขึ้นทะเบียนเดิม ไม่ต้องแนบครบ 4 รายการเหมือนตอนขึ้นทะเบียนใหม่

ขั้นตอนการยื่นออนไลน์ผ่าน e-Service

ขั้นตอนต่อไปนี้เป็นกระบวนการทั่วไปของการยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ ราบละเอียดหน้าจอจริงอาจต่างกันตามรุ่นของระบบ ให้ยึดลำดับหลักนี้

1. เข้าระบบ e-Service ของกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน — ผ่านพอร์ทัลบริการอิเล็กทรอนิกส์ของกรมฯ (eservice.labour.go.th) เนื่องจากระบบราชการอาจปรับเปลี่ยน ให้ตรวจ URL และเมนูปัจจุบันจากเว็บไซต์กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานอีกครั้งก่อนยื่นจริง
2. ลงทะเบียน / ขอ User ID และรหัสผ่าน — ถ้ายังไม่เคยใช้ระบบ ต้องสมัครบัญชีของสถานประกอบกิจการก่อน
3. กรอกข้อมูลตามแบบ กภ.จพ. — เลือกระดับ จป. ให้ตรง ระบุชื่อ เลขบัตรประชาชน/หนังสือเดินทาง และข้อย่อยของคุณสมบัติให้ครบทุกช่อง
4. แนบไฟล์เอกสาร 4 รายการ — สแกนเอกสารตามข้อ 2 (หรือเฉพาะรายการ (4) กรณีแจ้งพ้นตำแหน่ง) เป็นไฟล์ตามรูปแบบที่ระบบกำหนด
5. ส่งและรอผลรับรอง — เมื่อส่งแล้ว ถือว่ายื่นสมบูรณ์ตามวันเวลาที่ปรากฏในระบบของกรมฯ เก็บหลักฐานการส่ง/เลขอ้างอิงไว้ และรอกรมฯ ตรวจสอบและออกหลักฐานการขึ้นทะเบียนกลับมา

เคล็ดสำหรับ HR — บันทึกหน้าจอยืนยันการส่งและเลขอ้างอิงทุกครั้ง เพราะวันเวลาในระบบคือหลักฐานว่ายื่นภายใน 30 วัน ไม่ใช่วันที่คุณกรอกฟอร์มเสร็จ

พ้นจากตำแหน่งก็ต้องแจ้งใน 30 วัน

หลายโรงงานมองข้ามฝั่งนี้ — เมื่อ จป. คนใดลาออก เกษียณ เปลี่ยนตำแหน่ง หรือพ้นจากหน้าที่ นายจ้างต้องแจ้งการพ้นจากตำแหน่งหรือพ้นจากหน้าที่ต่อกรมฯ ภายในสามสิบวัน นับแต่วันที่บุคคลนั้นพ้นจากตำแหน่งหรือพ้นจากหน้าที่ ตามข้อ 45 และบุคคลนั้นอาจใช้สิทธิแจ้งเองก็ได้

ใช้แบบ กภ.จพ. ตัวเดียวกัน แต่ติ๊กที่ส่วน "การพ้นจากตำแหน่งหรือพ้นจากหน้าที่" และแนบเฉพาะเอกสารรายการ (4) สำเนาหลักฐานการขึ้นทะเบียนเดิม

คปอ. ต่างจาก จป. อย่างไร — อย่าปนกัน

นี่คือจุดที่คนสับสนบ่อยที่สุด — คปอ. (คณะกรรมการความปลอดภัยฯ) ไม่ใช่การ "ขึ้นทะเบียนรายบุคคล" แบบ จป.

ตัวกรรมการความปลอดภัยไม่ได้ขึ้นทะเบียนทีละคนต่อกรมฯ แต่เมื่อมีคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการความปลอดภัยหรือกรรมการความปลอดภัย นายจ้างต้องส่ง สำเนาคำสั่งแต่งตั้ง ต่ออธิบดีหรือผู้ซึ่งอธิบดีมอบหมาย ภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่มีคำสั่งแต่งตั้ง ตามข้อ 46

ระวังตัวเลขสับกัน — จป. = ขึ้นทะเบียนภายใน 30 วัน (ข้อ 42) ส่วน คปอ. = ส่งสำเนาคำสั่งแต่งตั้งภายใน 15 วัน (ข้อ 46) คนละจำนวนวัน คนละกระบวนการ อย่าเขียนปนกัน

รายละเอียดเรื่องกรรมการ องค์ประกอบ และหน้าที่ ดูที่คปอ. คณะกรรมการความปลอดภัย

ข้อควรระวังที่เจอบ่อย

• นับ 30 วันผิดจุด — นาฬิกาเริ่มจากวันที่นายจ้างแต่งตั้ง ไม่ใช่วันที่อบรมจบหรือวันที่ออกใบรับรอง
• กรอกระดับผิด / ลืมข้อย่อยคุณสมบัติ — ในแบบ กภ.จพ. แต่ละระดับมีข้อย่อยคุณสมบัติ ถ้าไม่ระบุให้ครบ เจ้าหน้าที่ส่งคืนให้แก้
• ปน 30 วัน (จป.) กับ 15 วัน (คปอ.) — คนละกระบวนการ คนละกำหนดเวลา
• ใช้แบบฟอร์มที่ไม่ใช่ของกรมฯ — ต้องใช้แบบ กภ.จพ. ท้ายประกาศกรมฯ เท่านั้น ห้ามทำแบบจำลองขึ้นเอง
• ไม่ตรวจ URL ระบบปัจจุบัน — ระบบ e-Service ราชการอาจเปลี่ยนที่อยู่/เมนู ตรวจจากเว็บกรมสวัสดิการฯ ก่อนยื่นทุกครั้ง

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ต้องยื่นออนไลน์อย่างเดียวไหม หรือยื่นกระดาษได้ ข้อ 48 ให้อิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก แต่กฎหมายยังเปิดช่องด้วยตนเองและทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับไว้ตามแบบ กภ.จพ. ท้ายประกาศกรมฯ เลือกช่องทางที่สะดวกได้ ขอให้อยู่ภายในกำหนดเวลา

จป. ยื่นขึ้นทะเบียนเองได้ไหม หน้าที่ยื่นขึ้นทะเบียนตามข้อ 42 เป็นของนายจ้าง แต่กรณี "พ้นจากตำแหน่ง/พ้นจากหน้าที่" บุคคลนั้นอาจใช้สิทธิแจ้งเองได้ตามข้อ 45

ใช้แบบฟอร์มเก่าที่โหลดไว้นานแล้วได้ไหม ควรโหลดแบบ กภ.จพ. ล่าสุดจากเว็บกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานทุกครั้ง เพราะแบบราชการอาจมีการปรับ ใช้แบบล่าสุดปลอดภัยที่สุด

ยื่นออนไลน์แล้วถือว่าทันกำหนดเมื่อไหร่ ถือตามวันเวลาที่ปรากฏในระบบของกรมฯ ตอนส่งสมบูรณ์ จึงควรเก็บหลักฐานหน้าจอยืนยันและเลขอ้างอิงไว้

คปอ. ต้องขึ้นทะเบียนผ่าน e-Service เหมือน จป. ไหม คปอ. ไม่ใช่การขึ้นทะเบียนรายบุคคล แต่นายจ้างต้องส่งสำเนาคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการภายใน 15 วันตามข้อ 46 — เป็นคนละกระบวนการกับการขึ้นทะเบียน จป.

สรุป

• นายจ้างต้องนำรายชื่อ จป. ทุกระดับและผู้บริหารหน่วยงานความปลอดภัยไปขึ้นทะเบียน ภายใน 30 วันนับแต่วันแต่งตั้ง (ข้อ 42) และให้ใช้วิธีอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก (ข้อ 48)
• ยื่นได้ 3 ช่องทาง — ด้วยตนเอง / ไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ / e-Service ออนไลน์ ตามแบบ กภ.จพ. ท้ายประกาศกรมฯ
• เตรียมเอกสารแนบ 4 รายการ ตามข้อ 2 (กรณีพ้นตำแหน่งใช้เฉพาะรายการ (4))
• ขั้นตอนออนไลน์โดยรวม — เข้าระบบ e-Service กรมฯ → ขอ User/Password → กรอกตามแบบ กภ.จพ. → แนบเอกสาร → ส่งและเก็บหลักฐานวันเวลา
• คปอ. ไม่ใช่การขึ้นทะเบียนรายบุคคล — ส่งสำเนาคำสั่งแต่งตั้งภายใน 15 วัน (ข้อ 46) อย่าปนกับ 30 วันของ จป.

เริ่มจากสิ่งที่ทำได้วันนี้ — เช็กว่า จป. ที่เพิ่งแต่งตั้งล่าสุดในบริษัทยื่นขึ้นทะเบียนครบทุกคนภายใน 30 วันแล้วหรือยัง ถ้ายัง ดาวน์โหลดแบบ กภ.จพ. ล่าสุดจากกรมฯ แล้วยื่นผ่าน e-Service ให้ทันกำหนด